Поручение на обработку персональных данных

Приложение № 2 к Лицензионному договору (публичной оферте) от [ДАТА РЕДАКЦИИ]

Оператор — Лицензиат, акцептовавший Договор: юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо — частный рекрутер. Если по п. 2.3.1 Договора оператором является заказчик Лицензиата, Лицензиат действует по его поручению, а Обработчик — по поручению Лицензиата как субобработчик; Лицензиат гарантирует, что поручение заказчика это допускает. Обработчик — [полное наименование], [ОГРН], [ИНН], адрес: [адрес] (далее — Обработчик; в Договоре — Лицензиар). Принимая Договор, Оператор поручает Обработчику обработку персональных данных на условиях ниже.

1. Субъекты и данные

1.1. Субъекты: кандидаты (соискатели) на вакансии Оператора, в том числе откликнувшиеся через подключённые Оператором сайты поиска работы.

1.2. Перечень данных:

• фамилия, имя, отчество;
• дата рождения или возраст;
• фотография, если она есть в резюме;
• гражданство, город;
• телефон, адрес электронной почты, ссылки на профили;
• сведения резюме и отклика: опыт, образование, навыки, желаемая должность и доход;
• ответы анкеты;
• переписка с ИИ-агентом;
• голос и, если включена запись, изображение (видео) во время собеседования;
• расшифровка разговора;
• оценки и отчёты;
• сведения о согласиях;
• технические данные: дата и время, IP-адрес, идентификатор и тип устройства и браузера;
• иные сведения, которые кандидат сам указал в резюме, отклике и анкете или сообщил в переписке и на собеседовании.

Обработчик не требует от кандидата сведений сверх указанных Оператором в вакансии.

1.3. Обработка специальных категорий (ст. 10 152-ФЗ) и биометрических данных (ст. 11 152-ФЗ) не поручается и средствами Программы не допускается. Записи голоса и изображения не используются для установления личности.

2. Цель и действия

2.1. Цель — отбор кандидатов на вакансии Оператора средствами Программы:

• приём откликов;
• переписка;
• собеседование с ИИ-агентом;
• расшифровка и оценка ответов по критериям Оператора;
• подготовка отчётов;
• хранение;
• направление кандидатам сообщений по настройкам Оператора.

2.2. Действия: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), в том числе трансграничная передача субобработчикам по разделу 4, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение. Обработка ведётся с использованием средств автоматизации, включая модели искусственного интеллекта.

2.3. Обработчик не обрабатывает данные кандидатов в собственных целях:

• не объединяет данные кандидатов разных Операторов;
• не предлагает кандидатов другим клиентам;
• не использует данные для обучения и настройки моделей;
• не использует данные для рекламы;
• привлекает только субобработчиков, условия которых исключают использование переданных данных для обучения моделей и в иных их собственных целях.

Обработчик вправе использовать агрегированные показатели работы Программы (количество, длительность, статусы) без содержания переписки и разговоров и без возможности выделить кандидата.

3. Обязанности Оператора

3.1. Основания и согласия. Оператор обеспечивает правовое основание обработки. Отклик и резюме, полученные с сайта поиска работы, обрабатываются до анкеты на основании [п. 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ — действия по инициативе субъекта / иное основание]. Первое сообщение, которое Программа направляет кандидату от имени Оператора, сообщает, кто обрабатывает данные и что переписку ведёт ИИ; Оператор не вправе отключить это сообщение. Согласия на собеседование, трансграничную передачу, запись и хранение Программа получает от имени Оператора до начала собеседования, по текстам, которые Оператор проверил (п. 9.3 Договора).

3.2. Уведомления Роскомнадзору. Оператор подаёт уведомление об обработке (ст. 22 152-ФЗ) и уведомление о трансграничной передаче (ст. 12 152-ФЗ) и соблюдает сроки ч. 9–11 ст. 12. До первого собеседования Обработчик без запроса предоставляет в кабинете:

• перечень субобработчиков (наименование, страна, функция, контакт);
• сведения ч. 5 ст. 12 в объёме, предоставленном поставщиками (ссылки на их документы);
• шаблон уведомления.

Голосовые собеседования становятся доступны после отметки Оператора о дате подачи уведомлений; за достоверность отметки отвечает Оператор.

3.3. Оператор не включает в критерии, вопросы и знания агента требования, дискриминирующие кандидатов (ст. 3, 64 ТК РФ), и не запрашивает через Программу сведения, не связанные с деловыми качествами.

3.4. Оператор рассматривает запросы и возражения кандидатов, в том числе против отказов, сформированных Программой по его настройкам (ст. 16 152-ФЗ, п. 8.3 Договора).

3.5. Оператор использует данные, полученные с сайтов поиска работы, только в пределах правил этих сайтов.

3.6. Оператор признаёт, что Обработчик не обязан получать согласие субъектов (ч. 4 ст. 6 152-ФЗ), и отражает передачу данных Обработчику в своих локальных актах.

4. Размещение, субобработчики и трансграничная передача

4.1. Локализация. Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан РФ ведутся с использованием баз данных на территории РФ:

• сервер и хранилище Обработчика — [провайдер, ЦОД, город];
• платформа разговора (медиашлюз, база данных, хранилище записей) — [провайдер, ЦОД, город] в РФ.

Для этих действий Обработчик не использует базы данных за пределами РФ.

4.2. Для работы ИИ-агента Обработчик привлекает поставщиков технологий распознавания и синтеза речи, языковых моделей и аватара (субобработчиков). Им передаются данные в реальном времени, только для получения результата:

Поля карточки кандидата «телефон», «электронная почта» и «адрес» субобработчикам не передаются. Сведения, которые кандидат сам сообщает в разговоре, передаются в составе разговора.

4.3. Перечень субобработчиков Обработчик ведёт в кабинете. Об изменениях он уведомляет не позднее чем за [10] дней, а при срочной замене из-за недоступности поставщика — одновременно с заменой. Если Оператор возражает и стороны не договорились, Оператор вправе отказаться от Договора. Обработчик привлекает субобработчиков только на условиях, обязывающих соблюдать конфиденциальность и безопасность и не использовать данные в своих целях.

5. Конфиденциальность и безопасность

5.1. Обработчик соблюдает конфиденциальность данных и выполняет требования ст. 18.1 и 19 152-ФЗ:

• назначил лицо, ответственное за организацию обработки;
• издал политику и локальные акты;
• провёл оценку вреда (приказ Роскомнадзора № 178);
• определил угрозы и уровень защищённости [УЗ-N] по ПП РФ № 1119;
• разграничивает доступ по ролям и компаниям Операторов, регистрирует действия с данными;
• шифрует каналы связи (TLS);
• ведёт учёт носителей, обнаружение несанкционированного доступа, резервное копирование и восстановление;
• обучает сотрудников;
• не реже раза в год оценивает эффективность мер.

5.2. По запросу Оператора, в том числе до начала обработки, Обработчик в течение 10 рабочих дней сообщает о принятых мерах и предоставляет подтверждающие документы (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ).

5.3. Оператор вправе не чаще раза в год проводить документарную проверку Обработчика по запросу.

5.4. Запросы государственных органов Обработчик исполняет только в случаях, предусмотренных законом, и уведомляет об этом Оператора, если это не запрещено.

6. Инциденты

6.1. Обнаружив неправомерную или случайную передачу, предоставление, распространение или доступ к данным, в том числе у субобработчика, Обработчик не позднее 12 часов уведомляет Оператора по адресу из Аккаунта. В уведомлении: описание инцидента, предполагаемые причины и вред, принятые меры, контактное лицо. Результаты расследования — в течение 48 часов. Это нужно Оператору для уведомления Роскомнадзора в сроки ч. 3.1 ст. 21 152-ФЗ.

7. Запросы субъектов, сроки и удаление

7.1. Полученные запросы кандидатов Обработчик пересылает Оператору в течение 3 рабочих дней. Указания Оператора об уточнении, блокировании и удалении исполняет в течение 3 рабочих дней.

7.2. Срок хранения — [срок по решению владельца] после завершения отбора; кадровый резерв — по согласию кандидата. По истечении срока, при отзыве согласия или по указанию Оператора Обработчик уничтожает данные в течение 30 дней, включая записи, расшифровки и отчёты, а у субобработчиков обеспечивает уничтожение или отключение хранения согласно их условиям. Резервные копии уничтожаются в цикле ротации [7 дней]. По запросу Оператора Обработчик направляет акт уничтожения (приказ Роскомнадзора № 179).

7.3. При прекращении Договора Оператор в течение 30 дней вправе запросить выгрузку данных в машиночитаемом формате. Затем данные уничтожаются в течение следующих 30 дней.

8. Ответственность

8.1. Перед субъектами персональных данных отвечает Оператор. Обработчик отвечает перед Оператором (ч. 5 ст. 6 152-ФЗ) в пределах раздела 11 Договора. Предел не применяется к умышленным нарушениям.

8.2. Поручение действует, пока действует Договор, а в части обязательств по удалению — до их исполнения.