Сколько стоит медленный найм: как посчитать цену незакрытой вакансии

Пока вакансия открыта, кажется, что компания даже экономит: фонд оплаты труда меньше на одну зарплату. На деле работу, ради которой открыли вакансию, либо не делает никто, либо делают другие, за счёт своих задач и переработок. Сверху добавляются часы, которые уходят на сам подбор.

Единой цифры «сколько стоит день без сотрудника» для всех компаний не бывает, и мы не будем её придумывать. Вместо этого даём методику, по которой вы посчитаете цену своей вакансии примерно за полчаса, и условный пример с расчётом.

Из чего складывается цена

Четыре статьи затрат. Не у каждой вакансии есть все четыре.

1. Недополученный результат. То, что сотрудник приносил бы, если бы уже работал: маржа, закрытые заявки, отгруженные заказы. Для продающих ролей это обычно самая большая статья.
2. Нагрузка на команду. Кто-то делает работу за отсутствующего: переработки, доплаты за совмещение, отложенные собственные задачи.
3. Время на подбор. Часы рекрутера, руководителя или владельца на разбор откликов, звонки, интервью и встречи, умноженные на стоимость их часа.
4. Прямые расходы: платные размещения, доступ к базам резюме, услуги агентства.

Первые две статьи растут с каждым днём, пока вакансия открыта. Третья растёт иначе: если кандидаты отваливаются по дороге и подбор начинается заново, часы тратятся повторно. Четвёртая обычно фиксирована, и её проще всего заметить: она приходит счетами.

Формула для своей вакансии

Сначала считаем стоимость одного рабочего дня без сотрудника, потом умножаем на число дней.

• Р — недополученный результат в день: сколько роль приносит за месяц, делённое на число рабочих дней в месяце.
• К — нагрузка на команду в день: доплаты и стоимость переработок коллег, делённые на рабочие дни.
• Ч — стоимость времени на подбор за весь цикл: часы всех, кто участвует, умноженные на стоимость их часа.
• П — прямые расходы на размещение и поиск.

Тогда цена вакансии = (Р + К) × число рабочих дней без сотрудника + Ч + П.

Две оговорки

Недополученный результат не равен всему, что приносил бы опытный сотрудник. Новичок выходит на план не сразу, а часть клиентов дождётся или уйдёт к коллегам. Поэтому берите реалистичный результат новичка и умножайте на долю, которая действительно теряется. Какая это доля, зависит от бизнеса; мы бы взяли осторожную оценку, а не красивую.

Стоимость часа не сводится к зарплате. Час, который владелец потратил на звонки кандидатам, он не потратил на продажи или переговоры. Для расчёта можно взять месячный доход человека и разделить на число рабочих часов в месяце.

И про дни. Считайте их не с даты публикации вакансии, а с того дня, когда работа перестала делаться: сотрудник ушёл, открылась новая точка, вырос поток заявок. Между этим днём и первой публикацией нередко проходит неделя-другая на согласования, и она тоже стоит денег.

Условный пример

Цифры ниже придуманы для иллюстрации. Они не описывают реальную компанию или рынок и нужны только для того, чтобы показать ход расчёта. Подставьте свои.

Допустим, небольшая оптовая компания ищет менеджера по продажам. Условно:

• Опытный менеджер приносит 600 000 ₽ маржи в месяц, новичок в первые месяцы около половины, 300 000 ₽. Считаем, что без сотрудника теряется половина и этого: часть клиентов подхватят коллеги, часть подождёт. Получается 150 000 ₽ в месяц, или около 6 800 ₽ в день при 22 рабочих днях.
• Двое коллег берут входящие заявки на себя и получают доплату 20 000 ₽ в месяц на двоих. Это около 900 ₽ в день.
• Руководитель отдела тратит на подбор 30 часов за цикл. Его доход 176 000 ₽ при 176 рабочих часах в месяц, то есть 1 000 ₽ в час. Итого 30 000 ₽.
• Платные размещения обходятся в 15 000 ₽.

Стоимость дня: 6 800 + 900 = 7 700 ₽. Если вакансия закрывается за 30 рабочих дней, её цена 7 700 × 30 + 30 000 + 15 000 = 276 000 ₽. Если за 15 рабочих дней, а часы на подбор и расходы на размещение те же, то 7 700 × 15 + 30 000 + 15 000 = 160 500 ₽.

Разница 115 500 ₽, и вся она приходится на дни, а не на объявления или часы руководителя. В этом примере срок закрытия вакансии весит заметно больше, чем экономия на размещениях. Для вашей вакансии соотношение может оказаться другим, например если роль не продающая и недополученный результат мал. Для этого и стоит посчитать.

Где теряются дни

Чтобы сократить срок, надо знать, на каком этапе он уходит. Возьмите две-три последние закрытые вакансии и посчитайте четыре интервала:

1. от отклика до первого контакта с кандидатом;
2. от первого контакта до первичного интервью;
3. от интервью до решения, звать ли на встречу;
4. от встречи до предложения и выхода на работу.

Отдельно посчитайте, сколько кандидатов потеряли на каждом переходе: не ответили, не пришли, ушли к другому работодателю. Для процентов держите понятный знаменатель. Доля от всех откликов и доля от начавших интервью дают разные цифры, и их легко перепутать в отчёте.

Потом разделите каждый интервал на работу и ожидание. Если отклик три дня лежит без ответа, а решение после интервью неделю ждёт руководителя, ускорять нужно не интервью.

Посмотрите и на тех, кого вы потеряли из-за ожидания. Если человек подходил по всем условиям, но отказался от встречи, потому что уже принял другое предложение, это прямая цена медленного шага. Заведите для таких случаев отдельную пометку в таблице кандидатов: через квартал станет видно, на каком шаге они случаются.

Что сокращает срок без потери качества

• Отвечать на отклик в день поступления, даже коротким «получили, напишем до среды».
• Записать критерии заранее, чтобы решение после разговора занимало минуты, а не неделю обсуждений.
• Давать руководителю для решения не впечатления, а оценку с цитатами из ответов кандидата.
• Предлагать кандидату конкретное время встречи вместо «когда вам удобно».
• Отдать первичные разговоры ассистенту, если их больше, чем у вас есть часов.

Пятый пункт мы и закрываем Отбором: первичные видеоинтервью проводит AI-ассистент по вашим критериям, и к вам приходит оценка с аргументами. Но начните с расчёта. Если цена дня для вашей вакансии получилась заметной, попробуйте Отбор и сравните сроки со своими прошлыми.