Сколько стоит нанять сотрудника: как посчитать cost-per-hire

Стоимость найма, или cost-per-hire, — это сколько компания тратит на то, чтобы один новый сотрудник вышел на работу. Цифра нужна для решений: какой канал поиска выгоднее, стоит ли звать агентство, сколько можно потратить на ускорение подбора.

Эта статья — о стоимости самого процесса найма. Во что обходится время, пока вакансия открыта, мы разбирали в статье о цене медленного найма, а во что обходится неудачный выбор — в статье о стоимости ошибки найма.

Из чего складывается стоимость найма

Затраты делят на внешние и внутренние. Внешние видны в счетах. Внутренние придётся восстановить по часам людей.

Внешние затраты

• платные размещения вакансий и доступ к базам резюме;
• реклама вакансии в соцсетях и на других площадках;
• услуги кадрового агентства или фрилансера-рекрутера;
• тесты, проверки, сервисы для отбора;
• поездки кандидатов, если вы их оплачиваете.

Внутренние затраты

• часы рекрутера на разбор откликов, звонки, интервью, переписку;
• часы руководителя и других участников интервью;
• реферальные выплаты сотрудникам за рекомендации;
• оформление и первые дни: подготовка рабочего места, доступов, документов.

Если рекрутера нет и нанимает сам руководитель или владелец, внутренние затраты никуда не деваются, они просто ложатся на руководителя или владельца, чей час обычно дороже. Его часы на разбор откликов и звонки тоже стоит посчитать. Как устроить сам найм без рекрутера, мы разбирали в статье о найме без HR-отдела.

Внутренние затраты обычно забывают, потому что зарплату рекрутеру платят в любом случае. Но если половину месяца он тратит на одну вакансию, эта половина и есть стоимость найма по ней.

Формула

Формула: стоимость найма = (внешние затраты + внутренние затраты) / число нанятых за период. Считать удобнее за квартал или год по группе похожих вакансий, а не по одной: так сглаживаются случайности.

Две договорённости, без которых цифры нельзя сравнивать. Первая: кого считать нанятым. Логичнее всего — вышедших на работу, а не принявших предложение. Вторая: что входит во внутренние затраты. Если в одном квартале вы считаете часы руководителя, а в другом нет, рост или падение стоимости будет означать только смену методики.

Что говорят бенчмарки и почему к ним осторожно

Самая цитируемая цифра — из бенчмаркинга американского SHRM: по данным отчёта, опубликованного в 2016 году, средняя стоимость найма у опрошенных организаций — членов SHRM в 2015 году составляла 4 129 долларов. Цифра старая, американская и усреднённая по очень разным компаниям и должностям.

Переносить её на российский малый бизнес нельзя ни в долларах, ни в рублях. Мы приводим её только чтобы показать порядок явления: найм стоит заметных денег даже там, где его хорошо считают. Сопоставимых открытых российских данных с понятной методикой мы не нашли, поэтому их здесь нет.

Ориентиром лучше брать свою цифру в динамике: как меняется стоимость найма на одну и ту же должность от квартала к кварталу и от канала к каналу.

Условный пример

Цифры придуманы для иллюстрации расчёта. Небольшая компания за квартал наняла трёх менеджеров по продажам.

• Платные размещения и доступ к базе резюме: 45 000 ₽.
• Рекрутер потратил на эти вакансии 90 часов. Его доход 88 000 ₽ в месяц при 176 рабочих часах, то есть 500 ₽ в час. Итого 45 000 ₽.
• Руководитель отдела провёл интервью и встречи на 24 часа. Его час условно стоит 1 000 ₽. Итого 24 000 ₽.
• Одному сотруднику за рекомендацию выплатили 15 000 ₽.

Всего 45 000 + 45 000 + 24 000 + 15 000 = 129 000 ₽. На трёх вышедших сотрудников: 43 000 ₽ на одного.

Что видно из этого примера. Внутренние затраты — 84 000 ₽ из 129 000, почти две трети. Если смотреть только на счета за размещения, стоимость найма кажется почти втрое ниже реальной. И больше всего часов у рекрутера уходит, скорее всего, на первичный отбор: разбор откликов и первые звонки. Как посчитать эти часы отдельно, показано в статье о времени на скрининг.

Считайте по каналам

Общая цифра полезна, но решения принимаются по каналам. Условный пример: платная база резюме дала 60 откликов и одного вышедшего сотрудника, рекомендации сотрудников — 6 кандидатов и двоих вышедших. Если разнести на каждый канал его внешние расходы и часы, потраченные на его кандидатов, часто оказывается, что канал с самым большим потоком не самый дешёвый в расчёте на вышедшего. Цифры здесь придуманы, а вывод стоит проверить на своих.

Что не включать

Зарплату нового сотрудника и обучение после выхода в стоимость найма обычно не включают: это уже затраты на работу и адаптацию, их удобнее считать отдельно.

Как пользоваться своей цифрой

Стоимость найма полезна как точка сравнения. Вот где она помогает.

• Звать ли агентство. Сравните его вознаграждение не с нулём, а со своей полной стоимостью найма, включая часы. Иногда агентство дороже, иногда разница меньше, чем кажется.
• Куда вкладывать бюджет на поиск. Канал с низкой стоимостью на вышедшего сотрудника заслуживает больше денег, даже если откликов там мало.
• Окупится ли ускорение. Если найм дорогой и долгий, вложение в более быстрый первичный отбор стоит сравнить и со стоимостью найма, и с ценой каждого дня без сотрудника.

Пересчитывайте цифру раз в квартал по одной и той же методике. Одно значение мало что говорит, а изменение за несколько кварталов показывает, становится ли найм дешевле и где.

Где утекают деньги

• Каналы, которые приводят много откликов и мало вышедших. Считайте стоимость найма по источнику на вышедшего, а не на отклик.
• Повторный цикл. Кандидат отказался в последний момент или ушёл в первый месяц, и часы на него потрачены зря.
• Лишние этапы и участники интервью. Каждый час руководителя на собеседовании дороже часа рекрутера.
• Первичные разговоры с людьми, которым не подходят график или доход: это выясняется одним сообщением до звонка.

Отбор работает с одной из самых трудоёмких внутренних статей — первичными разговорами. Первые разговоры берёт его AI-ассистент, а у рекрутера остаётся чтение оценок с ответами кандидатов. Насколько это изменит вашу стоимость найма, покажет только ваш расчёт: сделайте его до и после. Попробовать на одной вакансии.