Время на скрининг кандидатов: как посчитать реальные часы

Если спросить рекрутера или руководителя, сколько времени уходит на первичный отбор, обычно звучит «немного». Разбор резюме быстрый, звонки короткие. Но когда считаешь все шаги вместе и умножаешь на число кандидатов и вакансий, «немного» превращается в значительную часть рабочего месяца.

Ниже — модель расчёта, условный пример и места, где время теряется незаметно. Цифры в примере придуманы для иллюстрации, подставляйте свои.

Что входит в скрининг

• Разбор откликов: открыть резюме, проверить обязательные условия, разложить по группам.
• Сообщения: приглашение на звонок, уточняющие вопросы, отказы.
• Звонки: сам разговор, плюс подготовка и заметки после.
• Согласование времени: переписка о том, когда удобно, переносы, повторные попытки дозвониться.
• Переключение между задачами: каждый звонок посреди другой работы съедает больше времени, чем длится.

Обычно считают только второй и третий пункты, да и то приблизительно. Самые незаметные — согласование и переключение.

Модель расчёта

Часы на вакансию складываются из четырёх произведений:

• число откликов × время на один отклик;
• число кандидатов, которым писали, × время на переписку с одним;
• число звонков × (длительность звонка + подготовка и заметки);
• число звонков × время на согласование и повторный дозвон.

Время на каждый шаг лучше не угадывать, а замерить. Неделю записывайте, сколько минут уходит на каждое действие, и возьмите типичное значение.

Условный пример

Допустим, на вакансию менеджера приходит 200 откликов. Условно:

• разбор: 200 откликов по минуте, итого 200 минут, около 3,3 часа;
• переписка: 60 кандидатам по 3 минуты, итого 3 часа;
• звонки: 30 разговоров по 20 минут плюс 10 минут на подготовку и заметки, итого 15 часов;
• согласование и повторный дозвон: 30 кандидатов по 5 минут, итого 2,5 часа.

Всего около 23,8 часа на одну вакансию. Если одновременно идут четыре такие вакансии и скрининг по каждой укладывается в месяц, это примерно 95 часов в месяц, больше половины рабочего месяца в 176 часов. И это только первичный отбор, без интервью с руководителем, тестовых заданий и предложений.

Как часы растут вместе с потоком

Модель почти линейна: вдвое больше откликов — вдвое больше разбора, а если доля приглашённых на звонок та же, то и вдвое больше звонков. Поэтому удачная вакансия, которая собрала 400 откликов вместо 200, оборачивается неделей звонков. Сломать эту зависимость можно двумя способами: отсеивать по обязательным условиям до звонка или убрать звонок из ручной работы.

Куда на самом деле уходит время

В примере разбор резюме занимает меньше 15% времени, а звонки — почти две трети. Каждый разговор короткий, но их много, и каждый требует подготовки, записей и подстройки под чужой график.

Вторая незаметная статья — переключение. Если звонки разбросаны по всему дню между другими задачами, к каждому получасовому разговору добавляется время на то, чтобы отвлечься и вернуться. Его трудно замерить, и в модель выше оно не входит.

Третья — кандидаты, которые не прошли бы по обязательным условиям. Если звонок длится двадцать минут, а выясняется, что человеку не подходит график, эти двадцать минут можно было сэкономить одним вопросом в сообщении.

Чего модель не учитывает

Модель считает минуты, но не качество. Усталый интервьюер спрашивает меньше и оценивает грубее. Кандидат, которому позвонили в шесть вечера, получает интервью хуже, чем тот, кому позвонили утром.

Не учитывает она и людей, которых вы потеряли из-за того, что не успели позвонить вовремя. Если откликов больше, чем часов, часть кандидатов ждёт ответа несколько дней и уходит к другим работодателям. В часах это не видно, но это тоже цена скрининга.

Если скринингом занимается руководитель

В небольших компаниях первичный отбор часто делает сам руководитель или владелец. Тогда те же 24 часа на вакансию стоят заметно дороже: это время, которое он не потратил на клиентов, продажи или управление. В расчёте стоит использовать не его зарплату, а оценку того, сколько стоит его час для бизнеса.

Скрининг конкурирует и с основной работой того, кто его делает. Рекрутер, который весь день звонит, не успевает работать с финалистами и руководителями. Руководитель, который сам обзванивает кандидатов, откладывает свои задачи. Поэтому считать стоит не только часы, но и то, что за эти часы не было сделано.

Как замерить у себя

1. Выберите одну вакансию и одну неделю.
2. Записывайте каждое действие по скринингу: что делали и сколько минут.
3. В конце недели сложите по типам действий: разбор, переписка, звонки, согласование.
4. Пересчитайте на весь цикл вакансии и на все вакансии в работе.
5. Умножьте часы на стоимость часа того, кто их тратит.
6. Повторите замер через месяц после изменений, чтобы увидеть, что сработало.

Журнал можно вести в простой таблице с тремя столбцами: действие, кандидат, минуты. Точность до секунды не нужна: достаточно увидеть, как время распределяется на самом деле.

Пример недели

Условно: за неделю набралось 140 минут разбора откликов, 90 минут переписки, 7 часов звонков с подготовкой и заметками и почти час согласований. Уже по одной такой неделе видно, какую часть работы сокращать в первую очередь.

Если вакансий несколько, ведите журнал отдельно по каждой. У разных должностей разное соотношение: для одной больше всего времени уходит на звонки, для другой на разбор откликов.

Как сократить часы

Начинайте с самой большой статьи из своего журнала, а не с самой простой для исправления.

• Записать обязательные условия до старта и проверять их сообщением, до звонка. Как составить такие условия, разобрано в статье о скрининге кандидатов.
• Собрать звонки в один-два блока в день, а не разбрасывать по всему дню.
• Использовать шаблоны сообщений: приглашение, уточнение, отказ.
• Сделать звонок коротким и про условия, а разговор об опыте перенести на интервью.
• Перевести первичное интервью в асинхронный формат, чтобы не согласовывать время с каждым.

Последний пункт сокращает самую большую статью из примера — звонки и согласование. В Отборе первичное видеоинтервью проводит AI-ассистент: кандидат проходит его по ссылке, когда ему удобно, а вы читаете оценку по своим критериям с цитатами из ответов, расшифровку и запись. Сколько часов это сэкономит лично вам, лучше посчитать по модели выше. Про общую стоимость интервью мы писали в статье о том, как сократить затраты на собеседования. Попробовать Отбор.