Срок закрытия вакансии: как его измерить и что его растягивает

Срок закрытия вакансии — один из немногих показателей найма, который понятен любому руководителю: сколько дней прошло от «нам нужен человек» до «человек вышел на работу».

Во что каждый день открытой вакансии обходится деньгами, мы считали в статье о цене медленного найма. Здесь речь о самих днях: откуда они берутся и как их убрать.

Что именно измерять

Под «сроком найма» разные люди понимают разное. Чаще всего встречаются два показателя.

• Time to fill — срок закрытия вакансии: от момента, когда вакансию открыли, до момента, когда кандидат принял предложение или вышел на работу.
• Time to hire — срок найма конкретного человека: от его первого контакта с вами до согласия на предложение.

Первый показывает, сколько бизнес живёт без сотрудника. Второй — насколько быстро вы работаете с кандидатом, который уже появился. Если time to hire короткий, а time to fill длинный, проблема в поиске или в том, что вакансию долго согласовывали. Если оба длинные, проблема в самом отборе.

Сначала решите, откуда и докуда считать. «Вакансию открыли» — это дата заявки руководителя или дата публикации? «Закрыли» — согласие или первый рабочий день? Между этими вариантами легко набегает две-три недели.

Отдельно отмечайте вакансии, которые закрыли без найма: передумали, перераспределили задачи, заморозили бюджет. Если считать их вместе с закрытыми, средний срок исказится, а если выбросить молча, пропадёт полезный сигнал о том, как часто вакансии открывают без готовности нанимать.

Почему чужие бенчмарки плохо подходят

В интернете много цифр о «среднем сроке закрытия вакансии». Мы их не приводим по трём причинам. Методики разные: кто-то считает от публикации, кто-то от заявки. Выборки разные: крупные американские компании, отдельные отрасли, только специалисты или все подряд. И сроки сильно зависят от должности: продавец и финансовый директор в одну среднюю цифру не складываются.

Сравнивайте себя с собой. Возьмите последние пять-десять закрытых вакансий одного типа и посчитайте медиану, а не среднее: одна вакансия, которая висела полгода, сильно испортит среднее и ничего не скажет о типичном случае. Этот ориентир и нужно улучшать.

Учитывайте и сезон. Вакансия, открытая в конце декабря или в середине лета, может закрываться дольше просто потому, что кандидаты и руководители в отпусках. Сравнивайте одинаковые периоды или хотя бы держите это в голове, когда видите скачок. Один медленный январь ещё не говорит о том, что процесс сломался, а три медленных месяца подряд уже повод разбираться.

Из чего складывается срок

Разложите срок на отрезки, и часто окажется, что больше всего времени уходит не на работу, а на ожидание.

1. Согласование: от заявки руководителя до публикации. Профиль должности, вилка, текст.
2. Ожидание откликов и их разбор.
3. Первый контакт с кандидатами.
4. Первичное интервью: договориться о времени, провести, оценить.
5. Встреча с руководителем: найти слот в его календаре, провести, принять решение.
6. Предложение и ответ кандидата.
7. Выход на работу. Если человек сейчас работает, по общему правилу он предупреждает работодателя об увольнении за две недели (статья 80 Трудового кодекса), и этот отрезок вы почти не контролируете.

Условный пример: как 25 рабочих дней превращаются в 41

Цифры придуманы для иллюстрации. Руководитель рассчитывал закрыть вакансию менеджера за 25 рабочих дней: 5 на подготовку, 10 на отбор, 10 на предложение и выход. На деле вышло так:

• согласование текста и вилки затянулось: 8 дней вместо 5;
• отклики разбирали раз в неделю, первые кандидаты ждали ответа по 4–5 дней: отбор занял 15 дней вместо 10;
• у руководителя не было свободных слотов, встречи с финалистами растянулись на неделю: ещё 5 дней;
• лучший кандидат за это время принял другое предложение, второй думал над предложением 3 дня;
• выход с учётом двух недель на увольнение с прежней работы: 10 рабочих дней.

Итого 8 + 15 + 5 + 3 + 10 = 41 рабочий день. Ни одной большой ошибки, просто каждая пауза оказалась немного длиннее плана. И самая дорогая из них — потерянный лучший кандидат — случилась из-за того, что у руководителя не нашлось свободных слотов.

Где теряется лучший кандидат

Чем дольше отбор, тем выше шанс, что сильный кандидат, у которого есть другие предложения, уйдёт. Поэтому при разборе срока смотрите и на причины, по которым финалисты выбыли: если «принял другое предложение» встречается часто, срок у вас уже стоит денег.

Полезно записывать причины отказов финалистов дословно: «выбрал другую компанию, там ответили за два дня», «не устроил график», «передумал менять работу». Через несколько вакансий станет видно, какую долю потерь можно было предотвратить скоростью, а какую нет.

Как сократить срок

• Готовьте профиль, критерии и вилку до того, как вакансия понадобится. Для типовых должностей держите шаблон, как в нашем гайде по структуре вакансии.
• Разбирайте отклики каждый день и отвечайте в день отклика.
• Бронируйте слоты руководителя под встречи с финалистами заранее, в момент публикации вакансии.
• Установите срок решения после финальной встречи, например два рабочих дня, и держите его.
• Делайте предложение письменно, в день решения, с понятным сроком ответа.
• Считайте отрезки, а не только общий срок. Как вести такой учёт по этапам, показано в статье о воронке найма.

Сокращать срок за счёт пропуска этапов опасно. Если убрать встречу с руководителем или проверку критериев, срок станет короче, а риск ошибки выше, и одна неудачная замена съест всё сэкономленное время. Сокращать нужно ожидание между этапами.

Показывайте срок руководству по отрезкам, а не одной цифрой. «Вакансия закрывалась 41 день» вызывает вопрос к рекрутеру. «Восемь дней согласовывали текст, пять ждали слотов руководителя» показывает, где решение зависит от самого руководителя.

Один из самых длинных отрезков в примере — отбор: отклики разбирали раз в неделю, и кандидаты ждали ответа по несколько дней. Первичное интервью в Отборе не требует ни разбора по расписанию, ни созвона: приглашение с личной ссылкой можно отправить в день отклика, AI-ассистент проводит разговор, когда кандидату удобно, а вам приходит оценка с цитатами. Встречу с руководителем это не заменяет, зато освобождает для неё календарь. Попробовать на следующей вакансии.