Воронка найма: этапы, метрики и как найти узкое место

Воронка найма — это путь кандидатов от отклика до выхода на работу, разложенный на этапы, с числом людей на каждом. Сама по себе она ничего не улучшает. Но без неё любые разговоры о найме идут на уровне ощущений: «откликов мало», «кандидаты слабые», «никто не доходит». Цифры по этапам обычно показывают другую картину.

Пример в статье условный: цифры придуманы для иллюстрации хода расчёта.

Этапы воронки

Набор этапов зависит от вакансии, но для большинства специалистов подойдёт такой:

1. Отклик: человек откликнулся на вакансию или вы нашли его сами.
2. Первый контакт: с ним связались, и он ответил.
3. Первичное интервью: короткий звонок или первое интервью состоялось.
4. Встреча с руководителем.
5. Предложение о работе.
6. Согласие и выход на работу.
7. Удержание: человек работает через три месяца.

Удержание считают редко, хотя оно показывает, кого вы на самом деле наняли. Если до выхода доходят многие, но к концу испытательного срока половина уходит, значит, отбор пропускает людей, которым работа не подходит, или на интервью обещают не то, что их ждёт.

Границы этапов определите заранее. «Первичное интервью» — это назначенное или состоявшееся? Если в разные месяцы считать по-разному, сравнивать цифры не получится.

Какие метрики считать

• Конверсия между этапами: какая доля людей с одного этапа перешла на следующий.
• Время между этапами: сколько дней проходит от отклика до первого контакта, от интервью до встречи, от встречи до предложения.
• Срок закрытия вакансии: от её открытия до выхода сотрудника.
• Явка: доля пришедших среди тех, кого записали на встречу.
• Принятие предложения: доля согласившихся среди тех, кому сделали предложение.
• Источник: откуда пришли те, кто в итоге вышел на работу, а не те, кто просто откликнулся.
• Стоимость найма в расчёте на вышедшего сотрудника.

Для начала хватит первых трёх. Остальные добавляйте, когда первые станут привычкой. Подробнее про сроки мы писали в статье о сроке закрытия вакансии, про стоимость — в разборе cost-per-hire.

Проценты: от чего считать

Самая частая ошибка в отчётах о найме — проценты без понятного знаменателя. «Конверсия в интервью 50%» может означать долю от всех откликов, а может — от тех, с кем связались. Это две разные цифры, и выводы из них разные.

Правило простое: для каждого процента пишите, от чего он посчитан. «50% от тех, с кем связались» или «30% от всех откликов». Лучше всего показывать и то и другое: конверсию от предыдущего этапа и долю от входа воронки.

Условный пример

Допустим, вакансия менеджера по продажам за месяц собрала такую воронку:

• откликов: 200;
• первый контакт состоялся: 120, это 60% от откликов;
• первичное интервью: 60, это 50% от контакта и 30% от откликов;
• встреча с руководителем: 15, это 25% от интервью;
• предложение: 4, это около 27% от встреч;
• согласие и выход: 3, это 75% от предложений;
• через три месяца работают: 2.

Что видно сразу. Восемьдесят человек потерялись ещё до первого контакта, а это 40% всех откликов. Возможно, им не ответили, ответили поздно или не дозвонились. Это самый крупный провал воронки по числу людей, и чинится он на вашей стороне.

Второе место по числу потерянных — переход от контакта к интервью: из 120 до интервью дошли 60. А самая низкая конверсия — от интервью к встрече: из 60 человек дальше прошли 15, это 25%. Это может быть нормой, если интервью действительно отсеивает неподходящих. А может говорить о том, что критерии слишком жёсткие или интервьюеры оценивают по-разному. Без разбора причин отказов не понять.

Добавьте к цифрам сроки. Если от отклика до первого контакта проходит в среднем четыре дня, а от интервью до встречи — неделя, вы видите, где кандидаты уходят сами, не дождавшись решения.

Как найти узкое место у себя

1. Возьмите две-три последние закрытые вакансии одного типа.
2. Посчитайте число людей на каждом этапе и конверсию от предыдущего.
3. Добавьте средний срок между этапами.
4. Найдите этап с самой низкой конверсией и этап с самым долгим ожиданием. Часто это один и тот же этап.
5. Для этого этапа выпишите причины потерь: отказали вы, отказался кандидат, кандидат пропал. Это три разные проблемы.

Сравнивайте воронки только похожих вакансий. У менеджера по продажам и бухгалтера разные потоки откликов и разные нормальные конверсии.

Не пытайтесь чинить всё сразу. Выберите один этап, поменяйте одну вещь и посмотрите на следующие две-три вакансии. Иначе непонятно, что сработало.

Как вести учёт

Достаточно таблицы, где строка — кандидат, а в столбцах даты прохождения этапов и причина, если он выбыл: «отказали мы», «отказался сам», «пропал». Даты дают сроки между этапами, причины — понимание, что именно чинить. Заполнять её стоит в момент события, а не раз в месяц по памяти: через месяц уже никто не вспомнит, почему человек выпал. Если вы пользуетесь системой учёта кандидатов, проверьте, что она хранит даты переходов, а не только текущий статус.

Как улучшать конверсию по этапам

Отклик → первый контакт

Отвечайте в день отклика; пример такого первого сообщения есть в статье о массовом найме. Если не дозвонились, напишите. Не считайте пропущенный звонок отказом.

Контакт → интервью

Предлагайте конкретное время или дайте возможность пройти интервью в удобный момент. Длинная переписка о том, когда удобно созвониться, теряет людей. Об этом этапе подробно — в статье о скрининге.

Интервью → встреча → предложение

Записывайте критерии до первого интервью и оценивайте по ним всех одинаково. Решение после встречи принимайте в течение пары дней: долгое молчание руководителя превращается в отказы кандидатов, которые за это время получили другие предложения.

Предложение → выход → удержание

Предложение делайте письменно, с условиями, которые обсуждали. Держите связь до первого дня. А низкое удержание чаще всего говорит о расхождении между тем, что обещали на интервью, и тем, что человек увидел на работе.

Отбор помогает на верхних этапах: кандидату не нужно ждать вашего звонка: интервью с AI-ассистентом начинается по ссылке из приглашения, когда ему удобно, а вам приходит оценка по вашим критериям. Так переход от отклика к интервью меньше зависит от вашего календаря. Измерять эффект всё равно стоит на своей воронке, по тем же этапам. Попробовать на одной вакансии.