Как провести первичный отбор кандидатов за один день

Первичный отбор редко требует много работы. Он требует много календарных дней: отклики копятся, звонки переносятся, кандидат неделю ждёт ответа и выходит к тем, кто ответил раньше. Ниже план, как уложить первичный отбор по одной вакансии в один рабочий день. Он рассчитан на несколько десятков откликов; если их сотни, в конце есть раздел и про это.

Пример по ходу статьи: менеджер по продажам в небольшую компанию, которая продаёт оборудование для кафе. Подставьте свою вакансию: шаги не меняются.

Что входит в первичный отбор

Всё, что происходит между откликом и первой встречей с руководителем: прочитать резюме, уточнить условия, коротко поговорить, решить, кого звать дальше, и ответить остальным. Встреча с руководителем, тестовое задание и проверка рекомендаций относятся к следующему этапу, в этот день они не входят.

Затягивает процесс обычно не сам разговор, а паузы между шагами. Отклик пролежал три дня, потом два дня не могли дозвониться, потом руководитель неделю не открывал заметки. Поэтому главный приём здесь: делать всё подряд, одним блоком, и не оставлять «на потом» ни одного кандидата.

Накануне: критерии на одной странице

Вечером перед днём отбора потратьте полчаса на список критериев. Без него утром каждое резюме превращается в отдельное размышление, и разбор растягивается до обеда.

Разделите критерии на две группы.

• Обязательные условия. То, без чего работать не получится: график, город или формат работы, ожидания по доходу в пределах вилки, водительские права, если работа связана с разъездами.
• Желательные качества. То, что вы хотите проверить в разговоре: опыт продаж компаниям, умение работать с возражениями, привычка вести клиентов в CRM, понимание вашей отрасли.

Обязательных условий должно быть мало, три-пять. Если их пятнадцать, это уже не условия, а портрет мечты, и под него не подойдёт никто. Желательные качества оценивайте по шкале, а не «да или нет»: например, от 1 до 5, где 3 означает «справится после обучения».

Для менеджера по продажам оборудования это может выглядеть так. Обязательно: работа в офисе в вашем городе, полный день, ожидания по доходу не выше верхней границы вилки. Проверить в разговоре: опыт продаж с длинным циклом сделки, умение рассказать о конкретной сделке, спокойная реакция на отказ.

Здесь же подготовьте три шаблона сообщений: приглашение на звонок, приглашение на встречу и отказ. Утром писать их с нуля будет некогда.

Утро: разбор откликов без лишних раздумий

Откройте все отклики и разложите их на три группы. Резюме целиком не читайте: ищите ответы на обязательные условия.

1. «Звоним» — обязательные условия видны и подходят.
2. «Уточнить» — части условий в резюме нет: не указан город, нет ожиданий по доходу, резюме в три строки.
3. «Не подходит» — явно не совпадает обязательное условие. Человек ищет удалённую работу, а у вас только офис.

Вторая группа самая недооценённая. Короткое резюме ещё не означает слабого кандидата: многие сильные продавцы плохо пишут о себе. Если информации нет, это повод спросить, а не отказать. Таких людей переносите в «Звоним» и начинайте звонок с уточнения условий.

В третью группу отправляйте только по обязательным условиям, которые записали накануне. Если хочется отказать, потому что резюме «не нравится», значит, какой-то критерий не записан. Допишите его или позвоните.

Сколько займёт разбор, зависит от потока. Если на отклик уходит минута-две, на сорок откликов понадобится от сорока минут до полутора часов.

День: короткие звонки по одному сценарию

Звонок первичного отбора — не собеседование. Его задача в том, чтобы подтвердить условия и услышать, как человек рассказывает о своей работе. Пятнадцати минут обычно хватает. Если разговор идёт полчаса, вы уже проводите интервью, которое стоит оставить руководителю.

Напишите всем из группы «Звоним» сразу после разбора: «Здравствуйте, Имя! Вы откликались на вакансию менеджера по продажам в компанию N. Удобно поговорить сегодня 15 минут? Предложите время с 12 до 17». Ответившие заполнят ваш день.

Сценарий звонка

1. Представьтесь и скажите, сколько займёт разговор.
2. Уточните обязательные условия, которых не было в резюме: график, формат работы, ожидания по доходу.
3. Попросите рассказать о конкретной ситуации: «Расскажите о сделке, которой вы гордитесь. С чего она началась?»
4. Задайте уточняющий вопрос по ответу: «Что вы сделали, когда клиент сказал, что дорого?»
5. Спросите, что кандидату важно в новой работе, и ответьте на его вопросы.
6. Скажите, когда и как он узнает решение.

Пятый и шестой пункты часто пропускают, а зря. Если на вопрос про график ответа нет, кандидат уйдёт к тем, кто ответил. Срок решения тоже не мелочь: без него человек на следующий же день продолжит рассылать резюме.

Заметки ведите во время звонка и записывайте слова человека, а не свои впечатления. «Вернул клиента, предложив месяц пробной работы» полезнее, чем «уверенный, хорошо говорит». Вечером, после десяти звонков, впечатления смешаются, а цитаты нет.

Не дозвонились — отправьте сообщение и попробуйте ещё раз через пару часов. Один пропущенный вызов не повод вычёркивать человека.

Вечер: решения и ответы всем

Соберите заметки в таблицу: по строке на кандидата, в столбцах обязательные условия и желательные качества с баллами. Рядом с каждым баллом поставьте короткую цитату из разговора, на которой он основан. Балл без цитаты через неделю не сможет объяснить никто, включая вас.

Дальше просто. Тех, у кого условия совпадают, а баллы выше вашей планки, приглашайте на встречу с руководителем. Предлагайте конкретные слоты, а не «когда вам удобно»: так договориться получается быстрее.

Отказы отправьте в тот же вечер: и тем, с кем говорили, и тем, кто не подошёл по обязательным условиям. Короткий шаблон: «Имя, спасибо за время и разговор. Сейчас мы продолжаем с кандидатами, чей опыт ближе к задачам вакансии. Если появится подходящая позиция, напишем вам». Без подробных объяснений и без обещаний, которые вы не выполните.

Тем, кто остался в резерве, тоже напишите: «Решение примем до пятницы и сообщим в любом случае». И сообщите.

Если откликов больше, чем часов в дне

План выше работает, пока откликов несколько десятков. Когда их двести, день отбора превращается в неделю, и люди снова теряются на паузах. Что можно сделать:

• Разбирайте отклики партиями в день поступления, а не копите их до «дня отбора».
• Сократите звонок до проверки обязательных условий, а разговор об опыте перенесите на встречу.
• Разделите работу: разбор и звонки делает один человек, решение принимает руководитель, оба смотрят в одну таблицу.
• Отдайте первичные разговоры ассистенту, а себе оставьте решения.

Ради последнего варианта мы и делаем Отбор. Его ассистент проводит первичное видеоинтервью по вашим критериям, уточняет ответы и собирает ту самую вечернюю таблицу: балл и рядом слова кандидата. Кого звать на встречу, по-прежнему решаете вы. Проверить на своей вакансии можно здесь: запустить отбор.